Acelera pyme. Revolució paperless: fes un ús racional del paper gràcies a la digitalització

Sabies que només a Espanya es consumeixen a l'any més de 7 milions de tones de paper? Si vols saber com pots aportar activament per a reduir l'ús de recursos naturals i, en concret, l'ús del paper en el teu negoci, t'expliquem què és la filosofia *paperless i com la digitalització és la teua aliada per a implementar-la.

Sabies que només a Espanya es consumeixen a l'any més de 7 milions de tones de paper? Si vols saber com pots aportar activament per a reduir l'ús de recursos naturals i, en concret, l'ús del paper en el teu negoci, t'expliquem què és la filosofia paperless i com la digitalització és la teua aliada per a implementar-la.

Què és el paperless?

La paraula procedeix dels termes en anglés “paper” -paper- i “less” -menys- i consisteix a reduir o eliminar l'ús de paper en les operacions diàries que realitzes en el teu negoci.

En altres paraules, significa traslladar tota la informació que contens en documents físics a arxius o eines digitals per a reduir l'ús del paper en el teu dia a dia.

Esta pràctica suposa una sèrie de beneficis per a la teua pime, com, per exemple:

1. Conservar els recursos naturals fomentant la sostenibilitat i reduint l'impacte mediambiental que suposa el paper. Adoptar la filosofia paperless, a més, redueix la quantitat de residus que generen els negocis.
2. Gestionar i ordenar de manera ràpida i eficient el teu negoci gràcies a la facilitat que ofereixen els documents digitals enfront dels físics.
3. Reduir costos i temps a l'hora d'imprimir documents i emmagatzemar-los.
4. Facilitar l'accés als documents per a qualsevol persona, en qualsevol moment, i en qualsevol lloc.
5. Promoure major protecció dels teus documents gràcies a la possibilitat d'establir mesures de seguretat com les contrasenyes o els xifratges d'arxius.
6. Donar valor a la teua marca vinculant la teua activitat amb pràctiques beneficioses per a tota la societat i tots els entorns.
    

Quines eines necessites?

En implementar una filosofia paperless, en paral·lel, milloren processos del teu negoci. Però, per a això, necessites utilitzar eines digitals que et permeten substituir l'ús del paper.

A continuació, et vam mostrar algunes amb les quals pots començar:

1. Programari d'escàner de documents: serveix per a identificar un document en paper i digitalitzar-lo perquè pugues traslladar-ho al teu sistema d'emmagatzematge electrònic. Moltes impressores ja compten amb este sistema i fins i tot alguns telèfons intel·ligents ofereixen esta possibilitat gràcies a les seues cambres, però també pots utilitzar programes com NAPS2 o Office Lens.
2. Sistemes d'emmagatzematge en el núvol: també conegut com a emmagatzematge cloud, són plataformes que permeten guardar els teus documents en internet a través d'un compte protegit. Per exemple, Dropbox, Google Drive o Amazon Web Services. Hi ha moltes opcions gratuïtes amb emmagatzematge limitat i versions de pagament amb més funcions i capacitat.
3. Eines de creació de documents: són aquelles que et permeten elaborar un arxiu en diferents formats per a textos, presentacions o bases de dades. Amb el paquet complet de Microsoft 365 o Google Workspace, entre moltes altres opcions, podràs utilitzar Word, PowerPoint i Excel.
4. Programes de comunicació: serveixen per a establir un diàleg en temps real a distància amb altres persones utilitzant un sistema en línia que et permeta compartir els teus documents digitals en les converses Pots utilitzar sistemes de correu electrònic o plataformes de missatgeria instantània com Microsoft Teams o Slack.

Tingues en compte que, a més d'estes eines bàsiques, pots utilitzar altres per a qualsevol àrea del teu negoci. Per exemple, per a la gestió dels teus empleats i els recursos humans, pots utilitzar programes de formació en línia o de signatura de documents en línia. També, per a la logística del teu negoci, pots utilitzar un sistema de gestió de magatzems. Totes dues idees les pots implementar per a reduir l'ús del paper en el teu dia a dia i segons les necessitats concretes del teu negoci.

 

Com implementar la filosofia paperless en la teua pime?

Reduir l'ús de paper és una pràctica que s'està imposant i que, sens dubte, és necessària per a reduir el nostre impacte i per a promoure processos més eficients. Però, si necessites orientació per a saber per on començar, no et perdes la guia que hem preparat:

1. Analitza el teu negoci per a conéixer en quines àrees és més urgent i fàcil eliminar l'ús del paper. Això et permetrà identificar els primers canvis que has d'aplicar.
2. Estableix objectius per a detectar què vols aconseguir reduint l'ús de paper en la teua pime. Pots combinar varis, com, entre altres, el teu compromís amb la sostenibilitat, la reducció de costos econòmics per al teu negoci o millorar l'administració dels teus documents.
3. Tria les eines necessàries per a fer el canvi. Este pas depén de les necessitats del teu negoci i dels objectius que hages marcat. Pots utilitzar programes o dispositius com els que t'hem ensenyat anteriorment que t'ajuden a guardar i organitzar dades de valor sobre clients, treballadors o proveïdors; utilitza una nova manera d'emmagatzemar de manera segura els teus documents i permet que accedisquen a ells, a través d'internet, les persones que tu vulgues.
4. Forma als teus empleats perquè aprenguen a utilitzar estes eines digitals i com substituiran al sistema anterior de treball. En este pas, és important conscienciar-los de l'impacte positiu de la filosofia *paperless no sols a nivell operatiu, sinó també com a compromís amb el medi ambient.
5. Digitalitza els teus documents i comença el nou procés en el teu negoci. Este pas pot allargar-se en el temps i necessita realitzar-se de manera progressiva i organitzada. No tingues pressa i tingues en compte que, a més, has d'establir sistemes de ciberseguretat per a protegir els teus documents.
6. Realitza un seguiment regular de com es desenvolupa el procés per a detectar en què t'ha ajudat esta nova estratègia i quins aspectes necessiten millorar.

I és que paperless ja és una realitat. A més de millorar significativament els processos del dia a dia en el teu negoci amb totes les facilitats que ofereixen les eines digitals, és una peça clau per a fomentar la sostenibilitat i compartir un món millor amb les pròximes generacions.

Recorda que amb iniciatives com el Kit Digital podràs implementar la transformació digital en la teua pime.